Company Brain para clínicas, IPS y centros médicos en Colombia
Datos + contexto + IA
Creamos el cerebro de tu clínica y lo potenciamos con IA para que no solo se automatice y agilice lo más posible, sino que se reduzcan horas de trabajo manual, se almacenen datos y contextos más claros y fáciles de leer o reutilizar y te enfoques en atender a tus pacientes.
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¿Qué es un Company Brain para clínicas, IPS y centros médicos?
Un Company Brain para clínicas, IPS y centros médicos en Colombia es la memoria administrativa de tu institución sobre Claude: agenda, protocolos aprobados, trámites y reglas de cada convenio en un solo lugar, que tu equipo consulta en lenguaje cotidiano. AcervoIA lo construye sin tu equipo de TI y deja la historia clínica fuera.
Recepción llena de llamadas repetidas
Las mismas preguntas sobre horarios, sedes, preparación de exámenes y cambios de cita le quitan el día a tu equipo de admisiones.
Cada convenio tiene sus reglas y nadie las tiene a la mano
Qué exige cada aseguradora o entidad para autorizar un servicio vive en correos, hojas de cálculo y en la cabeza de dos o tres personas.
Los protocolos están, pero nadie los encuentra
El documento aprobado existe, pero la versión que circula en el chat de la sede ya es otra y la persona nueva no sabe cuál es la vigente.
Un Company Brain para clínicas, IPS y centros médicos tiene tres partes: lo que sabe, lo que entiende y lo que hace
Los datos son de dónde sale la información. El contexto es lo que resuelve tus dolores. Las herramientas son lo que ejecuta la solución. Las tres partes se construyen juntas y trabajan juntas, con permisos por rol.
- Datos
Datos administrativos que ya tienes
El Company Brain lee fuentes administrativas de tu institución para responder con la fuente citada. No lee la historia clínica ni recibe datos de salud de pacientes.
De dónde sale la información.
- Agenda de citas por sede, especialidad y profesional (franjas libres, no el motivo de consulta)
- Listado de convenios y requisitos de autorización de cada uno
- Tarifarios y medios de pago publicados
- Manuales de procesos, formatos y guías de preparación para exámenes aprobadas por el área médica
- Actas de comités administrativos y de calidad
- Informes de reporte administrativo, como el de atención a extranjeros en SIRE
- Contexto
Contexto de tu clínica
Los datos dicen qué hay; el contexto dice cómo decide tu institución. Se escribe una vez, con aprobación de un administrador, y Claude lo usa en cada respuesta.
- Qué documentos pide cada convenio y quién aprueba las excepciones
- Qué puede responder recepción y qué debe pasar siempre a una persona o al canal de urgencias
- El vocabulario de la casa: nombres de sedes, servicios, siglas internas y cómo se llama cada formato
- Las reglas de reprogramación y cancelación por especialidad
- La versión vigente de cada protocolo, con fecha y responsable
- Herramientas
Herramientas: lo que ejecuta la solución
El asistente que responde con la fuente citada y las herramientas que se suman cuando las necesitas, siempre con los permisos de cada persona.
Ejemplos de sistemas del sector con los que suele trabajar este tipo de empresa. Son solo referencias: no son clientes ni alianzas de AcervoIA, y la conexión de cada uno se confirma en el diagnóstico.
- WhatsApp Business Platform de Meta, como canal de atención (ejemplo)
- Sistema de agenda de la clínica o del consultorio, el que ya uses (categoría, sin proveedor)
- SIRE de Migración Colombia, para el reporte de atención a extranjeros, que envía una persona de tu institución (ejemplo)
- Resumen Digital de Atención en Salud (RDA), que opera tu prestador con su propio software; el Company Brain no accede a él (ejemplo)
El contexto resuelve los dolores de clínicas, IPS y centros médicos
Los datos dicen de dónde sale la información. El contexto es lo que ya sabe el Company Brain de tu empresa (reglas, vocabulario, procesos, historial y permisos) y es lo que resuelve cada dolor. Ejemplos de referencia para clínicas, IPS y centros médicos.
Tu dolorRecepción llena de llamadas repetidas
Cómo lo resuelve el contextoEl contexto tiene los horarios, las sedes y la preparación de cada examen escritos con las palabras de tu clínica, y sabe qué puede responder recepción. Las preguntas repetidas se contestan igual, y las de urgencias pasan a una persona.
Tu dolorCada convenio tiene sus reglas y nadie las tiene a la mano
Cómo lo resuelve el contextoEl contexto guarda qué documentos pide cada convenio y quién aprueba las excepciones. Si alguien nuevo pregunta qué exige una aseguradora para autorizar una ecografía, responde con la regla vigente y no con lo que recuerdan dos personas.
Tu dolorLos protocolos están, pero nadie los encuentra
Cómo lo resuelve el contextoEl contexto guarda solo la versión vigente de cada protocolo, con fecha y responsable. Si la sede cita uno viejo, el Brain sabe cuál es el que rige hoy.
Lo que le pides, en lenguaje cotidiano
Cada persona de tu equipo construye sus propias soluciones con una pregunta, sin esperar al equipo de desarrollo. Escenas de ejemplo para clínicas, IPS y centros médicos, no son casos de clientes.
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Tú pidesRevisa mis notas de la reunión con la sede norte, crea las tareas en el board con responsable y fecha, haz el seguimiento cada día y mándame a mí y a la gerencia un resumen cada mañana.
ResultadoLas notas se vuelven tareas con dueño, nadie tiene que perseguirlas y la gerencia empieza el día sabiendo qué se movió y qué está atrasado.
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Tú pides¿Qué documentos pide este convenio para autorizar una resonancia y quién aprueba si falta uno?
ResultadoRecibes la lista de requisitos y el nombre del aprobador, con el enlace al documento del convenio que lo respalda.
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Tú pidesPrepara el mensaje para quienes tienen cita mañana con fecha, hora y sede, sin mencionar el procedimiento.
ResultadoQueda listo un recordatorio con el mínimo de datos para que lo envíe recepción o el agente de WhatsApp, y las citas sin confirmar quedan en una lista para llamar.
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Tú pidesSoy nuevo en admisiones de urgencias: ¿qué hago cuando llega un paciente extranjero?
ResultadoTe contesta con el procedimiento aprobado de tu institución, incluido el reporte en SIRE que hace una persona, y cita el documento de donde sale.
Herramientas que se suman a tu Company Brain
Las herramientas son lo que ejecuta la solución sobre tus datos y tu contexto. Estas herramientas se suman al Company Brain según lo que necesite tu institución. Todas mantienen el mismo límite: lo administrativo sí, lo clínico no.
- Agente comercial en WhatsApp
Agente de IA en WhatsApp para citas
Agenda, reprograma y recuerda citas con la agenda de la sede. Si alguien escribe síntomas o una urgencia, deja de agendar y pasa a una persona.
- Conectores MCP a la medida
Conectores MCP a la medida
Conecta Claude con tu sistema de agenda con permisos mínimos para consultar franjas libres. No se conecta a la historia clínica.
- Automatización administrativa
Automatización administrativa
Ordena el cierre mensual de conciliaciones y reportes de cada sede para que lo revise una persona antes de enviarlo.
- Mejora continua (retainer)
Mejora continua
Cada mes se revisan las preguntas que el Brain no supo responder y se agregan los protocolos o convenios que faltan.
Tu equipo de TI no tiene que montar nada
AcervoIA conecta los datos, levanta el contexto, construye las herramientas, las protege, las aloja, capacita a tu equipo y las mantiene. Tu empresa aporta accesos, un patrocinador y unos pocos expertos.
| Etapa | AcervoIANuestra parte | Tu parte |
|---|---|---|
| Conectar los datos | Conectamos tus documentos, correo, WhatsApp y sistemas con conectores MCP a la medida. | Das los accesos a esas fuentes. |
| Dar contexto | Levantamos contigo el vocabulario, las políticas vigentes y las decisiones, y los dejamos organizados. | Unos pocos expertos nos explican cómo trabajan. |
| Construir las herramientas | Armamos el asistente y las herramientas que acordemos. | Nombras un patrocinador en la dirección. |
| Proteger y alojar | Configuramos permisos por rol y registro de cada consulta. Corre en nuestra plataforma administrada o en la nube de tu empresa. | Defines quién ve qué y eliges dónde corre. |
| Capacitar y mantener | Capacitamos a tu equipo y quien lo construyó lo mantiene vigente con el retainer. | Reservas el tiempo de las personas y los expertos validan lo que cambia en su área. |
¿Qué debe cuidar una empresa de clínicas, IPS y centros médicos al usar IA con datos personales?
- Datos de salud son sensibles. La Ley 1581 de 2012 define los datos de salud como sensibles y, en su artículo 6, prohíbe tratarlos salvo excepciones, entre ellas la autorización explícita del titular. Por eso el Company Brain de una clínica trabaja con información administrativa y no recibe síntomas ni diagnósticos. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- La historia clínica es reservada. La Resolución 1995 de 1999 la define como documento privado, obligatorio y sometido a reserva, que un tercero solo puede conocer con autorización del paciente o en los casos que prevé la ley. El Company Brain no tiene acceso a ella. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- Interoperabilidad de la historia clínica. La Ley 2015 de 2020 regula la interoperabilidad de la historia clínica electrónica y la Resolución 1888 de 2025 adoptó el Resumen Digital de Atención en Salud. Esa operación la hace tu prestador con su software; el Company Brain no la reemplaza. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- Procesos prioritarios documentados. El Manual de habilitación de la Resolución 3100 de 2019 deja al prestador la responsabilidad de definir y documentar sus procedimientos en el estándar de procesos prioritarios. El Company Brain guarda y consulta esos documentos aprobados, pero no decide su contenido. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- Reglas de WhatsApp para salud. La política de WhatsApp Business indica no usar WhatsApp para ofrecer telemedicina ni para enviar o solicitar información de salud donde la regulación lo prohíba, y no pedir números de documentos de identidad. El agente se limita a agenda e información general, y la ventana de atención es de 24 horas, fuera de ella solo plantillas. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- IA y datos personales. La Circular Externa 002 de 2024 de la SIC aplica la Ley 1581 al tratamiento de datos para sistemas de IA y exige responsabilidad demostrada. Si el servicio de IA procesa datos fuera de Colombia, el artículo 26 de la Ley 1581 se evalúa antes de construir. Confirma el alcance con tu asesor jurídico. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- Atención a extranjeros. Las instituciones de salud que atienden extranjeros deben reportar en el SIRE de Migración Colombia, según su ABC del SIRE. Lo envía una persona de tu institución; el Brain solo guarda el procedimiento. (fuente, consultado el 20 de octubre de 2026)
- Permisos por rol. Cada persona ve solo lo que su rol permite, y lo personal lo ve únicamente su titular.
- Registro de cada consulta. Con una retención que configura tu empresa y define tu asesor jurídico.
- Cambios con aprobación. El conocimiento de la empresa cambia solo cuando un administrador aprueba la propuesta.
- Contenido tratado como dato. Lo dicho en reuniones y correos nunca se toma como instrucción para los agentes.
Confirma con tu asesor jurídico el alcance y la vigencia de cada norma. Más en IA y Ley 1581 y en nuestra política de datos.
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Paso 3: Construcción en sprints
Sprints de máximo 4 semanas, cada uno con algo funcionando. Los datos y el contexto base del Company Brain quedan en 4 semanas; las herramientas se suman después.
Paso 4: Entrega y mejora continua
Entrega documentada y capacitación de tu equipo. Con el retainer, quien lo construyó lo monitorea y lo mejora cada mes.
Preguntas frecuentes sobre el Company Brain para clínicas, IPS y centros médicos
¿Qué es un Company Brain para una clínica o IPS?
Es la memoria administrativa de tu institución sobre Claude: agenda, protocolos aprobados, reglas de cada convenio y trámites en un solo lugar, consultable en lenguaje cotidiano y con la fuente citada. AcervoIA lo construye en Colombia sin que tu equipo de TI monte nada. Trabaja solo con información administrativa y no accede a la historia clínica.
¿El Company Brain puede ver la historia clínica de un paciente?
No. Se diseña para no acceder a la historia clínica, que según la Resolución 1995 de 1999 es un documento privado y sometido a reserva. Solo trabaja con agenda, convenios, protocolos aprobados y otros documentos administrativos. Si alguien pide copia de su historia, el sistema abre la solicitud y una persona de archivo verifica identidad y entrega.
¿Qué pasa si un paciente escribe sus síntomas al agente de WhatsApp?
El agente deja de agendar y pasa la conversación de inmediato a una persona y al canal de urgencias que defina tu institución. No diagnostica, no interpreta resultados ni da recomendaciones médicas. Tampoco pide síntomas ni números de documento por el chat, en línea con la política de WhatsApp Business.
¿Necesito un equipo de TI para tener un Company Brain en mi clínica?
No. AcervoIA construye, conecta, protege, aloja, capacita y mantiene el Company Brain. Tu institución aporta los accesos, un patrocinador y unas pocas personas que conocen los convenios y protocolos para revisar el contenido. Los cambios al Brain solo se publican con aprobación de un administrador de tu equipo.
¿Cumple la Ley 1581 de 2012 y cómo empezamos?
El diseño parte de la Ley 1581: autorización previa, finalidad informada, datos mínimos, permisos por rol y registro de cada consulta. El cumplimiento final depende también de las políticas de tu institución y de tu asesor jurídico. Para empezar, agenda la consultoría gratuita de 30 minutos y revisamos qué procesos administrativos conviene cubrir primero.
Guías relacionadas y fuentes
- Qué es un company brain y cómo funciona en una empresa
- IA y Ley 1581: lo que tu empresa debe cumplir en Colombia
- Actas de reunión con IA: cómo hacerlas bien y archivarlas en tu Brain
- Base de conocimiento con IA: cómo armarla sin perder el control
- Asistente interno con IA: respuestas con el conocimiento de tu empresa
Fuentes
- Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales (Función Pública). Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Resolución 1995 de 1999, Ministerio de Salud (art. 1). Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Ley 2015 de 2020, Función Pública. Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Resolución 1888 de 2025, Ministerio de Salud (RDA). Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Resolución 3100 de 2019, Ministerio de Salud (inscripción de prestadores y habilitación de servicios). Consultado el 20 de octubre de 2026.
- WhatsApp Business Messaging Policy. Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Meta, WhatsApp Business Platform, ventana de atención de 24 horas. Consultado el 20 de octubre de 2026.
- SIC, Circular Externa 002 de 2024. Consultado el 20 de octubre de 2026.
- Migración Colombia, ABC del SIRE. Consultado el 20 de octubre de 2026.
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